La mémoire des hôpitaux mérite qu'on s'en occupe ensemble

Il y a des histoires qui se ressemblent d'un hôpital à l'autre. Celle d'un patient qui revient aux urgences dix ans après son dernier passage, et que l'équipe met du temps à retrouver dans les archives. Celle d'un médecin qui prescrit un médicament déjà prescrit ailleurs, faute d'avoir eu l'information sous les yeux. Celle d'une famille qui patiente une heure pour un papier administratif qui, sur le papier, prend deux minutes à établir.

Dans nos hôpitaux et grands CHU universitaires, ces situations sont fréquentes et elles ne sont la faute de personne en particulier. Une étude publiée en 2025 dans Health Research in Africa a recueilli 284 questionnaires auprès de soignants, d'archivistes, de patients et de proches. Elle donne une photographie honnête de la situation : 98,7 % des dossiers patients y sont encore au format papier, deux répondants sur trois indiquent qu'il n'existe pas de salle d'archives dédiée, et 90 % ne connaissent pas précisément le calendrier de conservation en vigueur.

Ce constat ne traduit pas un manque de volonté. Il traduit une réalité simple : les centres de santé du pays existent pour soigner, pas pour administrer des systèmes documentaires. Leur métier, c'est le patient. La gestion d'archives est une charge en plus, avec des moyens et un temps qui manquent déjà ailleurs. C'est précisément là que Risin Health se positionne pour apporter les bras, les outils et la méthode qui font souvent défaut.

Ce qu'une mémoire fragmentée coûte aux soins

Le chiffre le plus parlant de l'enquête ne concerne pas le papier. Il concerne les soins eux-mêmes : 52 % des répondants estiment que la gestion actuelle des archives a un impact négatif direct sur la prise en charge médicale.

Concrètement, cela peut se traduire par :

1. du temps soignant consacré à reconstituer une histoire clinique que le patient a déjà racontée plusieurs fois ;
2. des décisions prises sans toute l'information disponible ;
3. une confidentialité plus difficile à garantir quand un dossier circule sans trace claire.

Le dossier médical n'est pas qu'un document administratif : c'est une mémoire clinique. Quand cette mémoire se fragmente, c'est la continuité des soins qui en pâtit. C'est aussi exactement ce que Risin Health aide ses partenaires hospitaliers à reconstruire, dossier après dossier, aux côtés des équipes déjà en place.

Un cadre juridique qui existe, une méthode à consolider

Le pays dispose d'un cadre juridique clair : la loi n° 2013-450 protège les données personnelles, et l'Autorité de protection publie ses textes sur son site officiel. Pourtant, 80 % des personnes interrogées dans l'étude déclarent ne pas connaître le détail de ces textes un écart d'information plus qu'un problème de conformité volontaire.

L'étude signale par ailleurs une pratique interne, fixée par le responsable des archives de l'établissement concerné : une conservation des dossiers patients sur 100 ans. Ce chiffre reflète une volonté de bien faire.

Autrement dit, les équipes avancent avec les moyens dont elles disposent, en faisant de leur mieux. C'est un point de départ tout à fait solide et c'est exactement le type de situation où Risin Health intervient, aux côtés des équipes sur place, pour transformer ces bonnes pratiques locales en système structuré et durable.

Le vrai sujet, c'est l'identité du patient

Numériser une pile de dossiers ne suffit pas si chaque pile ignore qu'elle parle de la même personne.

La première brique à construire, c'est une identité patient unique, valable de l'accueil à la consultation, du laboratoire à la pharmacie, de la facturation à l'hospitalisation. Sans cela, un même patient peut se retrouver avec plusieurs dossiers différents selon le service qui l'a accueilli en premier. C'est aussi la première chose que Risin Health met en place avec ses partenaires : un index patient partagé, gouverné, et fiable dans la durée.

Vient ensuite la méthode. Numériser, ce n'est pas photographier. Chaque document gagne à être relié à :

1. un patient identifiable ;
2. un épisode de soins daté ;
3. un type de document (consultation, imagerie, biologie, compte-rendu opératoire) ;
4. un niveau de confidentialité ;
5. un auteur, une date de modification, une trace.

Avec cette structure, on construit une véritable archive utile, consultable, et qui grandit avec l'établissement.

Le temps long, un défi à anticiper ensemble

Une archive médicale ivoirienne doit aujourd'hui répondre à une exigence de conservation supérieure à 90 ans, un horizon plus long que la durée de vie de la plupart des logiciels, des formats de fichiers et même des directions des systèmes d'information qui les choisissent.

Le papier peut survivre longtemps. Le numérique, lui, a besoin d'être accompagné pour durer.

C'est pourquoi une archive numérique pérenne se pense comme une infrastructure, pas seulement comme un logiciel. Cela suppose :

1. des sauvegardes testées, pas seulement programmées ;
2. une réplication sur un second site ;
3. des contrôles d'intégrité réguliers ;
4. des formats documentaires lisibles dans cinquante ans ;
5. un plan de migration, car la technologie évolue plus vite que 90 ans.

C'est un sujet que Risin Health anticipe dès la conception de sa plateforme, avec des mécanismes de conservation longue durée et de migration de formats pensés pour traverser les décennies aux côtés des établissements partenaires.

Le droit d'accès, ou comment donner la bonne information à la bonne personne

Le médecin qui prend en charge un patient n'a pas les mêmes besoins d'information que la caisse, l'archiviste ou l'administrateur réseau. Bien distinguer ces rôles permet d'éviter deux écueils : l'accès impossible quand il est légitime, et l'accès trop large quand il ne l'est pas.

Une archive bien conçue trace chaque consultation : qui a vu quoi, quand, pourquoi. Elle permet de répondre à un patient qui souhaite savoir qui a consulté son dossier. Elle permet aussi de refuser proprement un accès qui n'a pas lieu d'être. C'est l'un des piliers de la gouvernance que Risin Health met en place avec ses partenaires hospitaliers.

Les indicateurs qui montrent que ça avance

Une digitalisation qui se mesure à la qualité du scan passe à côté de l'essentiel. Ce qui compte, ce sont des indicateurs concrets :

1. combien de patients ont une identité unique vérifiable ;
2. combien de dossiers prioritaires sont numérisés et contrôlés ;
3. combien de dossiers sont retrouvés sans recherche manuelle ;
4. le temps médian pour récupérer un dossier ;
5. le nombre de doublons résiduels ;
6. le nombre de consultations d'archives tracées ;
7. le nombre de tests de restauration réussis sur le dernier mois ;
8. le nombre d'incidents de confidentialité signalés.

Un indicateur qui ne bouge pas pendant six mois mérite d'être regardé de plus près, c'est un signal utile, pas un jugement.

Une situation partagée par de nombreux pays

Ce défi n'est pas isolé à un établissement ou à un pays. C'est une transition mondiale, à des rythmes différents selon les régions.

Le State of Digital Health 2023, construit à partir des réponses de 67 pays au Global Digital Health Monitor, l'illustre bien : 40 % des pays participants se situaient en phase 3 de maturité numérique, 33 % en phase 2, 22 % seulement en phase 4. Et 90 % des pays étudiés ne couvraient qu'une partie de leurs besoins nationaux de santé numérique.

Acheter un logiciel ne suffit pas, mais ce n'est pas non plus une fatalité. Ce qui fait souvent la différence, c'est la gouvernance, les standards, les compétences, et une méthode de conservation qui survit au logiciel lui-même. C'est ce que Risin Health apporte : une expertise terrain, des outils adaptés aux environnements à connectivité limitée, et un accompagnement qui ne s'arrête pas à la livraison.

Ce qu'une archive bien pensée change concrètement

Le papier n'a pas dit son dernier mot. Il reste utile comme preuve, comme source, comme filet de sécurité. Mais il ne peut plus, seul, porter la mémoire d'un établissement appelé à retrouver un dossier sur plusieurs générations.

Pensée comme une infrastructure plutôt que comme un simple projet informatique, la digitalisation apporte trois choses que le papier seul ne permet pas :

1. une identité unifiée, qui suit le patient d'un service à l'autre, d'une décennie à l'autre ;
2. une traçabilité des accès, qui protège à la fois le patient et le professionnel ;
3. une capacité de sauvegarde et de migration, qui transforme l'archive en patrimoine plutôt qu'en charge.

Elle ne retire rien à la responsabilité de l'établissement. Elle la rend plus lisible, plus mesurable, plus facile à défendre et c'est cette chaîne de responsabilité outillée que Risin Health construit avec ses partenaires, étape par étape.

Le test qui compte vraiment

Imaginons un patient qui revient dans l'établissement quinze ans après sa dernière consultation. L'équipe cherche son dossier. Dans un système papier, elle espère le retrouver. Dans un système numérique bien gouverné, elle le retrouve et elle sait qui y a eu accès entre-temps.

C'est ce petit test, répété des centaines de fois sur vingt ans, qui montre si une archive tient la route. c'est précisément sur ce terrain-là que Risin Health choisit de se tenir : aux côtés des établissements, sur la durée.

Sources

1. La Gestion des Archives Médicales en Côte d'Ivoire, Health Research in Africa, 2025. https://www.hsd-fmsb.org/index.php/hra/article/download/7035/5370
2. Autorité de protection de Côte d'Ivoire — Lois. https://www.autoritedeprotection.ci/lois
3. The State of Digital Health 2023, Global Digital Health Monitor. https://static1.squarespace.com/static/5ace2d0c5cfd792078a05e5f/t/656f97969301e337ada15270/1701812128734/State+of+Digital+Health_2023.pdf